その会社には、毎朝、注文書が届きます。FAXで、メールの添付で、形式はお客様の数だけあります。
受注担当のベテランがそれを読み、基幹システムに打ち込む。品目コードを探し、数量を確かめ、納期を読み取り、仕入先への発注書を起こす。一件ずつ、目と手で。
間違えられない仕事だから、慣れた人にしか任せられない。慣れた人にしか任せられないから、その人が休むと、止まる。
これは特別な会社の話ではありません。注文書という紙(またはPDF)と、基幹システムという箱の間に、「人間が転記する」という橋が架かっている会社は、いまも日本中にあります。
転機は、素朴な問いでした。
お客様は、正確に届けば喜ぶ。転記そのものを喜ぶお客様はいない。担当者本人も、転記が好きでやっているわけではない。つまりこの仕事は、時間を食うのに、誰の付加価値にもなっていない。
やめられないのは「間違えられないから」です。ならば、間違えない仕組みに任せて、人は「確かめる側」に回ればいい。
いまその会社では、届いた注文書をAIが読みます。品目・数量・納期を拾い、基幹システムへの受注登録から、仕入先への発注準備までが自動で進む。
人の仕事は、最後に内容を確認して、実行ボタンを押すこと。「読んで写す」が、「確認して押す」に変わりました。
慣れた人にしかできなかった仕事が、誰でも見て確かめられる仕事になった。担当者が休んでも、受注は止まりません。
ここまでなら、よくある自動化の話に聞こえるかもしれません。私たちが本題だと思っているのは、ここから先です。
自動化は、作った日がいちばん元気で、あとは静かに壊れていきます。お客様の注文書の書式は変わる。商品は増える。担当者は入れ替わる。だからこの仕組みには、毎朝の自動ヘルスチェックがあり、登録漏れの見張り役がいて、夜間のバックアップがあります。おかしくなったら、人が気づく前に仕組みが知らせてくる。
手作業・滞留・標準化・見える化の4観点から、いま一番効く初手をレーダーで特定します。登録不要・その場で結果。
▶ 業務ムダ診断をはじめる 無料で相談する私たちBEYOND Holdingsは、コンサルティング会社ではありません。9社の実業を自分たちで動かしている当事者です。
この注文書の自動化は、提案書の中の絵ではない。自社グループの卸売業で、今日も実際に動いている仕組みです。止まれば自分たちの商売が痛むから、止まらない作り方と、止まってもすぐ気づく運用を、身銭を切って磨いてきました。
その実証を証拠として、あなたの会社の書式・商品・商流に合わせて設計し、作り、動き続けるところまで伴走する。それが私たちのやり方です。
紙とシステムの間。システムとシステムの間。Excelと請求書の間。「人間が転記する橋」は、探すとたいてい複数見つかります。
まず、どこにムダが潜んでいるかを知るところから始めてください。60秒で終わる業務ムダ診断を用意しています。結果を見て「うちの場合はどうなるか」を確かめたくなったら、ヒアリングでお話ししましょう。
※本記事は、BEYOND Holdings グループの卸売業で実際に稼働している受注・発注自動化の仕組みに基づく実例です。取引先の特定につながる社名・商流・数値は伏せています。効果や運用の形は、各社の書式・商品・体制によって異なります。