従業員34名の部品加工業。月次の粗利を、経理と製造部がそれぞれ出していました。
経理の表は、会計の数字から作ります。製造部の表は、生産管理の記録から作ります。経路が違うので、多少のずれは当然という扱いでした。
その月のずれは18万円。月の粗利が1,400万円ほどなので、割合では小さい。ただ前月は3万円、前々月は1万円だったので、その月だけ大きかった。
社長が原因を聞いたところ、どちらの担当も答えられませんでした。経路が違うから、で止まっていた。
二つの表を並べて、一品目ずつ突き合わせました。入力されている数量は同じ。単価も同じ。
違っていたのは、表示を千円単位にする段階でした。
経理の表は、品目ごとの金額を出してから千円単位に丸め、それを足していました。製造部の表は、単価を千円単位に丸めてから数量を掛けていた。
その月は、単価の安い部品を大量に出荷していました。一個あたり数百円の丸めが、数万個分に膨らんだ。
前月まで差が小さかったのは、数量の多い品目が少なかったからでした。たまたま小さかっただけで、仕組みは前からずれていた。
やったのは、丸める場所を決めることだけでした。計算式も表の形も変えていません。
決めた内容は紙半分です。四つの決まりを書いて、両方の担当に渡しました。
四つを決めた翌月、差は18万円から4千円に減りました。ゼロにはなりませんでした。
残った4千円の原因は、別のものでした。計上の時期の違いです。経理は納品日、製造部は出荷日で集計していました。
これは丸めの話ではないので、別の決めごとになります。差を一つ潰すと、次の差が見えるようになる。
そして社長が決めたのは、ゼロを目指さないことでした。差の上限を一万円と決めて、それを超えた月だけ原因を調べる。
この線を引いたことで、毎月の突き合わせが五分で終わるようになりました。完全一致を目指していた間は、誰もやりたがらない作業でした。
三か月後、二つの表の差は毎月数千円に収まっています。超えた月は一度あり、原因は新しい品目の単価の登録ミスでした。
変わったのは、数字の話をするときの前提でした。それまでは、どちらの表が正しいかという話から始まっていました。
いまはどちらも正しいという前提で、差の原因だけを見る。担当を疑う会話が消えました。
もう一つ。製造部が自分の表を信じるようになりました。経理の数字と合うことが確認できたので、自分たちの表で判断していいと分かった。
なお、集計の単位がそろっていない問題は、これとは別の話です。個と重さと時間が混ざっている表は、丸め方を決める前に換算の話が要ります。この会社は単位が金額でそろっていたので、丸めだけで解けました。
私たちBEYONDは、外から助言するコンサルではなく、中小企業同士が連合して複数の実業を自分たちで回している当事者です。会社をまたいで同じ指標を並べる場面があります。
並べたときに最初に出たのが、これでした。同じ計算をしているはずの数字が、会社ごとに少し違う。桁が大きいので、誰も気にしていませんでした。
調べると、丸める段階が会社ごとに違っていました。悪意でも能力でもなく、誰も決めていなかっただけです。表を作った人がその場で決めて、それが十年続いていました。
効いたのは、表示と計算を分ける考え方を共有したことでした。見やすくしたいという動機で数値を丸めていた人が多く、表示設定で足りると分かると、すぐ直りました。
やって失敗したのは、一度に全部の表を直そうとしたことです。表の数が多く、途中で止まりました。二つの表の差が大きい組み合わせを一つだけ選んで、そこから直すほうが進みました。
いま二つの表の合計が合わないなら、最初に一つだけ確かめてください。それぞれの表が、どの段階で端数を落としているか。段階が違えば、入力をいくら直しても合いません。
LENS（BEYOND PLAYBOOK）は、集計の様式を外から持ち込むのではありません。BEYOND Holdings 自身が会社をまたいで数字を並べる当事者として、差の大きい表の組み合わせの特定 → 丸める段階の統一 → 方向の明文化 → 許容する差の線引きまでを、貴社の商売の形に合わせて一緒に整理します。
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※本記事の事例は、中小企業で起こりうる場面を想定して構成したものです。特定の企業の実例ではなく、記載の金額・件数・単価はすべて説明のための仮の数値です。本文の整理は社内の管理資料における端数の取扱いについてのものです。請求書および適格請求書における消費税額の端数処理の方法、対象となる単位については関係法令上の定めがあり、社内資料の丸め方とは別に考える必要があります。請求書の様式および税額計算の方法については顧問税理士および会計事務所に必ずご確認ください。
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